/ Soporte / Guia Rápida para el Usuario Guia Rápida para el Usuario Guia descriptiva de cómo se usa Bee2Bee

Presentamos una visita guíada por las secciones más importantes utilizadas por un usuario de la aplicación web.

La aplicación está centrada en la sincronización de Notas de Pedido de bienes o servicios, entre un comprador y sus proveedores. Dichas Notas de Pedido son ‘abiertas’, en tanto los pedidos tienen a futuro muchas fechas de entrega y cantidades que el Proveedor debe cumplir. Las mismas son originariamente enviadas electrónicamente a Bee2Bee, para que éste permita a los Proveedores visualizar y actuar sobre las mismas. Asi mismo, los Proveedores podrán ver los detalles de las Entregas/Recepciones/Devoluciones, junto con su documentación asociada y la fecha de cobro de la misma.

Para poder utilizar la aplicación, se requiere registrar la Empresa, y luego un usuario que tendrá la responsabilidad de Administrador local. Este tendrá acceso a ciertas secciones que involucran las relaciones con las otras Empresas, la creación de nuevos usuarios para la empresa, los roles que tendrán los mismos, etc (ver acá para mayor información).

Los usuarios pueden tener dos tipos de roles: de compra o de venta. Esto permite que una misma Empresa pueda utilizar el sistema en cada uno de los roles.

Un punto central para garantizar la coordinación entre Proveedores y Compradores, es tener una notificación fehaciente por parte de los Proveedores que las Notas han sido visualizadas, y que el plan propuesto es factible. Para esto, cuando las Notas son creadas, las mismas tienen un estado “ENV”, y se requiere que los Proveedores las cambien al estado a “OK” u “OBS” (Observado), con su correspondiente Comentario.

Navegación

Todas las pantallas presentan en la parte superior un menu principal, donde se puede acceder a:

  • INICIO: se va a la vista inicial del sitio web.
  • GUIA: se accede a esta del Guia del Usuario.
  • DOC: Sobre Bee2Bee.
  • APP: se ingresa a la Aplicación. Si no hizo Login, el sistema se lo solicitará.
  • Ayuda: centro de ayuda al usuario.
  • API: Guia para sincronizar electrónicamente información con Bee2Bee.

Si ingresa en la aplicación, en la mayoría de las vistas, se muestra un menu secundario que facilita la navegación por el sistema.

Haciendo click sobre las palabras tienen un comportamiento particular:

  • Inicio lleva al Dashboard (tablero de control).
  • Ir a Compras Abiertas/Ir a Ventas Abiertas lleva a ver las Notas de Pedido según el rol del usuario.
  • Nombre de usuario lleva a los datos del usuario vigente.
  • (Administrador) lo lleva al area de Administrador Local, siempre y cuando su usuario tenga dicho rol. Por lo general hay un Administrador Local por cada Empresa.

El Dashboard

El Dashboard es la vista Inicial de la aplicación donde se reunen un resumen de las acciones que requieren observación por parte del usuario. Se puede ingresar haciendo click en el menu de superior “APP”, o desde el menu secundario “Inicio”:

En esta pantalla se muestran:

  • Últimos comentarios sobre las Notas de Pedido.
  • Una lista con los Usuarios de la empresa registrados en Bee2Bee.
  • Novedades sobre Notas de Pedido para Compras / Ventas que requieren aceptación
  • Novedades de la aplicación en general.

Haciendo click en el menu secundario donde indica “Ir a Compras Abiertas” o “Ir a Ventas Abiertas”, ingresaremos en la vista de las Notas que esta empresa tiene con sus proveedores:

Notas de Pedido

A continuación presentamos una vista de las Notas de Pedido agrupadas por Producto/Proveedor:

Esta es una de las 4 posibles vistas que se pueden selecionar:

  • Vista plana. Se ven todas las Notas de Pedido ordenadas por distintos campos.
  • Vista plana agrupada por Día. Se ordena por fecha de vencimiento las Notas y se indica claramente el cambio de dia.
  • Vista plana agrupada por Semana. Se ordena por fecha de vencimiento las Notas y se indica claramente los cambios de semana.
  • Vista agrupada por producto/empresa. No se ven las Notas individuales, sino se muestran los distintos productos y sus proveedores, junto con fechas de última actualización.

En todas las vistas, haciendo click en el codigo de producto, se entra en el detalle de las Notas de Pedido. Asi mismo, las vistas se pueden filtrar por :

  • Proveedor (código o Razón Social), código de Nota de Pedido o por código de Producto.
  • Análisis de Pendiente. Muestra en una columna el pendiente acumulado de cantidades para cada Nota de Pedido futura.
  • Estado de las Notas de Pedido. Para asegurarse que las Notas de Pedido han sido vistas por los Proveedores, las Notas tienen un estado que los Proveedores deben seleccionar: ENV para Notas recién enviadas, y están PENDIENTES de aceptación de los Proveedores, OK si los Proveedores han aceptado las Notas, o OBS si las Notas han sido observadas (ver más abajo).

Finalmente, cada vista se puede exportar a un archivo de texto separado por como (Exportar CSV), o imprimir a una impresora.

Detalle para un Producto y Empresa

En la pantalla anterior, se agrupaban las Notas de Pedido por producto/Proveedor. Haciendo click en el código de un producto, se muestra el detalle de todas las Notas de Pedido asociadas a ese Producto y Proveedor.

El detalle de esta vista indican:

  • Estado de la Nota: indica ENV, OK, OBS según sea el caso. Para identificarlas mejor, las de recuadro amarillo son las “ENV”.
  • Fecha de Vencimiento de la Nota
  • Cantidad solicitado del producto
  • Cantidad recibida hasta la fecha
  • Si la Nota está firme en el tiempo o el Proveedor la tienen que tomar que puede tener cambios en el futuro.
  • Fecha de última modificación del registro en Bee2Bee.

Un ejemplo similar pero desde el lado del Proveedor se ve:

En este caso, se observa que se habilita la posibilidad de cambiar de estado a “OK” o “OBS” para cada linea individual, o todas en su conjunto. Cabe destacar que el cambio de estado tienen el solo efecto de comunicar a las partes que las Notas correspondientes sobre un determinado producto son viables de producir en los tiempos solicitados por el Comprador. En caso de observar una Nota, o una serie de Notas, el comprador deberá posteriormente modificar desde su sistema de gestión las Notas observadas, asi en la próxima veces que el Comprador sincronize con Bee2Bee, se vean reflejadas los cambios.

El cambio de estado de las Notas de Pedido se puede realizar una por una (haciendo click en la última columna en la vista de Detalle) o apretando el botón de OK o OBS general, donde se cambiaría el estado a TODAS las ordenes en estado ‘ENV’.

Detalle de Control de Cambios de las Notas de Pedido

Una característica muy útil en todas las vistas con Notas de Pedido, es la posibilidad de ver las Notas que han sido modificadas en el pasado. Bee2Bee registra todos los cambios realizados por el Comprador, de manera que todas las partes puedan conocer la historia de cada Nota.

Para visualizar las Notas eliminadas puede hacer click en Eliminadas: Ver. Las mismas se identifican con un resaltado rojo.

Aquellas Notas que sufrieron una modificación de cantidad o fecha, necesitan nuevamente de la aceptación o observación por parte del Proveedor. Con esto se aseguran ambas partes que han visualizado el cambio.

En este ejemplo se muestra como las Notas sufrieron un cambio de fecha de Vencimiento, y luego un cambio en la cantidad recibida.

Detalle de Entregas/Recepciones por Producto/Empresa

Abajo del detalle del plan de Notas, se encuentra para futura referencia un resumen de las últimas entregas/recepciones de dicho producto, con un link al documento respaldatorio que informa de la empresa Compradora.

Esta vista es útil junto con la vista de Notas de Pedido mostrando las Notas eliminadas, para reconstruir como la empresa Compradora imputó las cantidades a los destintos pedidos.

Detalle de Comentarios por Producto/Empresa

Al pie de la vista de Detalle de Notas de Pedido de un Producto (para un Proveedor), hay reservado un espacio para intercambiar Comentarios entre el Comprador y el Proveedor sobre dicho Producto.

La finalidad del mismo es poder evacuar dudas acerca del cumpliento de las Notas, anunciar cambios en el envío/despacho, avisar faltantes en la entrega o detalles de la calidad entregada, etc. En definitiva, dicho espacio sirve para agrupar en un mismo lugar toda la historia de la relación entre las empresas en dicho producto.

Envios automáticos de Avisos por email

Para facilitar la tarea del seguimiento de nuevas Notas, Comentarios y resumenes, Bee2Bee cuenta con la posibilidad de que cada Usuario configure sus opciones de envios automáticos. Haciendo click en su nombre en el menú secundario (barra azul), se ingresa a una vista de sus datos personales y sus preferencias.

Los tipos de envios de los avisos pueden ser inmediatos, donde Bee2Bee revisa cada 30 minutos si hubo algún cambio dentro de su cuenta, o diarios, donde Bee2Bee diariamente envia un resumen del estado actual de su empresa.

Los envios inmediatos se actualizan en ciclos de 30 minutos, y solo se avisa de eventos nuevos dentro de ese ciclo. Es decir que si recibe 2 avisos consecutivos, se debió a que ocurrieron 2 eventos distintos. Si no revisó la cuenta en ese período de tiempo, el segundo aviso contendrá solo el aviso nuevo, y no informará sobre si el aviso anterior fue resuelto o no. Dentro de los envios inmediatos se tiene la siguientes opciones:

  • Nuevos Comentarios sin leer: se envia un aviso cuando la empresa recibe un Comentario y no fue leido por nadie de su empresa.
  • Nuevas Notas de Pedido sin leer: se envia un aviso a empresas que Venden cuando la misma recibe nuevas Notas de Pedido (o sufrió cambios en Notas existentes).
  • Nuevos cambios en Notas de Pedido: se envia un aviso a empresas que Compran, cuando las empresas que Venden han cambiado el estado de ENV a OK o NO sus Notas de Pedido.

El resumen diario cuenta con las siguientes opciones de información:

  • Comentarios sin leer: se envia cuantos comentarios sobre Notas de Pedido su empresa tiene sin leer.
  • Mensajes sin leer: se envia cuantos mensajes inter-empresa o novedades tiene sin leer.
  • API: se a las empresas que Compran con el número de errores en los últimos 15 días de sincronización de datos.